Google Meet: 6 claves para una transición con éxito

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¿Estás pensando en empezar a utilizar Google Meet como plataforma oficial para tus reuniones de empresa? Entonces, lo primero que necesitas es diseñar un plan de lanzamiento y de adopción de la plataforma.

En esta etapa de grandes cambios tecnológicos el cerebro humano no siempre está preparado para asimilar estos cambios, por eso es fundamental planificarlos, gestionarlos y asegurarnos que facilitamos los recursos necesarios para que la transición fluida.

Una gestión del cambio ayuda a los empleados a superar sus reticencia al cambio en tanto que sirve para que comprendan las ventajas de este cambio y sientan que cuentan con el apoyo necesario durante el proceso de adopción de la nueva herramienta.

La gestión del cambio es una parte que suele pasarse por alto, pero es esencial para el éxito de una transición, que no depende únicamente de la eficacia de la nueva herramienta, sino también de cómo se procese y se acepte el cambio dentro de la organización.

Las 6 claves del proceso que debes seguir:

1. Busca ayuda externa

Aunque dispongas de un equipo dedicado a la gestión del cambio, es probable que tengas que traer recursos externos o contar con un equipo especializado. Ponte en contacto con un Partner de Google Cloud para elaborar y ejecutar tu plan de transición a Meet.

2. Diseña un lanzamiento por fases

Es recomendable lanzar Meet de manera progresiva para ir solucionando posibles problemas y para que los empleados tengan tiempo de acostumbrarse al producto. Una vez tengamos la plataforma ajustada y a las personas clave dispuestas a abrazar el cambio, entonces ya podremos desplegarlo en toda la organización.

Te proponemos tres fases que podrás adaptar a tus necesidades:

  • Fase 01 – Análisis inicial: Pon en marcha Meet para tu equipo de TI principal para que pueda identificar posibles problemas técnicos que pudieran surgir en la organización. Asegúrate de incorporar sólo a personas que apoyen la nueva herramienta.

  • Fase 02 -Fase Test: Despliega Meet en grupo representativo de la organización, que suponga entre el 5 y el 10 % de la plantilla. Estos primeros usuarios deberán tener distintas funciones y ubicaciones. También es una buena idea incluir a personas que crees que tendrán dificultades para adoptar Meet, ya que ésta es una oportunidad para que se acostumbren al producto y se convertirán en Promotores antes del lanzamiento definitivo.

  • Fase 03 – Migración completa: Llega el momento de la implementación general para toda la organización. Incorpora a todos los usuarios y proporciónales toda la asistencia necesaria.

Dividir el despliegue en estas tres fases te permitirá dar respuesta a los comentarios iniciales y adelantarte a los problemas o carencias de una migración completa. También te permitirá trabajar con determinados usuarios individuales, que pueden actuar como “formadores” en el futuro.

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3. Informa e implica a las personas

Para que los cambios tengan éxito, recuerda informar e implicar a personas de toda la organización. 

Estas son algunas ideas para iniciar el proceso de transición:

  1. Reúnete con un grupo personas diferentes departamentos para entender cómo puede afectarles la adopción de Meet y qué impacto tendrá, bien en sus equipos o en su puesto de trabajo. Eso nos ayudará a planificar la formación y a comunicarnos más eficientemente con los afectados.
  2. Designa “Guías de Google Meet” que actúen como figuras de apoyo ayudando a los nuevos usuarios de Meet durante la transición. Intenta que sean voluntario/as y asegúrate de que reciban la formación adicional sobre el producto para que puedan ayudar a otros. 

  3. Consigue el apoyo del equipo directivo para que se impulse el cambio de arriba a abajo, y mantén a sus miembros informados en todo momento. Los directivos y responsables de área podrán brindar ejemplo, animar a sus equipos y reconocerles el esfuerzo durante la transición. 

4. Establece objetivos y las métricas del éxito

Antes del lanzamiento, es importante definir muy bien cuáles son los objetivos de la adopción de Meet, tanto a nivel de equipos como organizacional. 

También es importante compartir esta información para mantener la motivación alta y celebrar los logros, aunque no sean completos. Presta mucha atención a aquellos equipos que muestren una baja tasa de adopción baja y habla con ellos.

5. Comunicación y formación

En paralelo al plan de gestión del cambio, elabora tu calendario de comunicación y formación para ir preparando y capacitando a los futuros usuarios. Te ofrecemos algunas ideas; Correos electrónicos anunciando el cambio, cartelería en espacios comunes, reuniones y/o una web de uso interno con toda la información y los recursos disponibles. 

La formación presencial u online en forma de  presentaciones, tutoriales YouTube y seminarios online también ayudará a inyectar confianza y predisposición hacia la nueva herramienta. Para consultar qué recursos formación puedes utilizar para el cambio echa un vistazo a nuestras servicios de formación

6. Seguimiento del cambio

Una vez desplegado Meet en toda la organización, pide feed-back para conocer la experiencia de los usuarios. Puedes hacerlo a partir de sencillos formularios o de encuestas más completas que te ayuden a identificar problemas de TI y elaborar recursos de formación adecuados. Sea como sea, a los empleados les gustará saber que sus comentarios se tienen en cuenta

¿Listo para incorporar Meet?

Meet está incluido en todas las modalidades de G Suite pero si tu organización usa Microsoft Office o cualquier otro entorno de correo, debes saber que ya es posible obtener la versión profesional de Meet adquiriendo con el nuevo paquete G Suite Essentials

Essentials es un paquete para videoconferencias de empresa que incorpora Meet, Drive y las principales aplicaciones de colaboración; Docs, Sheets, Slides y Forms. 

G Suite Essentials es compatible con todos los entornos ofimáticos; no es necesario migrar tus herramientas actuales de correo ni calendario.

Además, Essentials es gratuito hasta el 30 de septiembre para poder probarlo sin compromiso. Contacta con nosotros para más información

Contáctanos y te informaremos qué pasos debes seguir para implementar Google Meet en tu empresa

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